ROC Mondriaan werkt samen met Underlined aan project Datarijk Werken
Wat bepaalt het succes van een student? Welke factoren geven een goed beeld van de studentreis en bieden aanknopingspunten om het succes van studenten te vergroten? Mbo-opleider ROC Mondriaan heeft met hulp van Underlined het project Datarijk Werken opgezet om op een aantal concrete punten inzicht te krijgen in de ‘student journey’. Voornaamste doel: docenten en studiecoaches de inzichten geven waarmee ze gezamenlijk het onderwijs en de studentervaring continu kunnen verbeteren.
“Dit is een verbetertraject, geen dataproject”
“Wij wilden onderzoeken wat ervoor zorgt dat een student naar school komt en blijft komen”, vertelt Anneke Koenis, projectleider Datarijk Werken bij ROC Mondriaan in Haaglanden. “Hoe ziet de student journey eruit? Wat zijn een aantal concrete ijkpunten die iets zeggen over het succes van studenten? En vooral, hoe kunnen we die feiten en cijfers benutten om met elkaar een verandering in gang te zetten en de cultuur aan te passen? Voorheen hadden we allemaal wel een gevoel dat studenten vaker verzuimden of zich minder prettig voelden. Maar we wilden niet meer op grond van gevoel maar op basis van cijfers en data iets over uitval, welbevinden en succes van studenten kunnen zeggen. En op basis daarvan actie ondernemen.” ROC Mondriaan heeft dit project vanaf 2021 samen met Underlined opgepakt. Anneke Koenis: “Dit is dus geen dataproject, maar een verbetertraject.”
Op welke kpi’s wil je als mbo kunnen sturen?
Fase één was het bepalen wat de belangrijkste graadmeters zijn voor het bepalen van het studentensucces. Welke data heb je nodig, wat zijn de kpi’s waar je op wilt kunnen sturen? In vier workshops zijn met docenten, studiecoaches en ondersteunende medewerkers die graadmeters bepaald. Anneke Koenis: “We hebben project Datarijk Werken bewust samen met docenten en studiecoaches opgezet. Omdat zij goed weten wat er speelt bij studenten en om hen er vanaf het allereerste begin bij te betrekken.”
Er werden drie kpi’s geformuleerd om de student journey in beeld te brengen en te verbeteren.
- Feedback van studenten: wat vindt de student er zelf van? Hoe tevreden is de student over de les, de docent, de begeleiding en de studie in het algemeen?
- Aanwezigheid van de studenten: wanneer wordt veel verzuimd, bij welke les, om welke reden?
- Resultaten: welke cijfers en beoordelingen worden behaald bij specifieke lessen, docenten en op bepaalde momenten in het jaar.
Fase twee van het project was het uitwerken van de kpi’s en het ontwikkelen van het dashboard. Projectleider Jasper Nooyen van Underlined: “Bij de start was duidelijk dat de feedback van de studenten opnieuw opgezet moest worden. Een tegenvaller was dat het heel moeilijk bleek om de data van cijfers en beoordelingen beschikbaar te maken. Alleen van aanwezigheid was bij het begin van het project dus voldoende data aanwezig. De feedback van studenten zijn we sinds november 2022 – fase drie – aan het toevoegen. Omdat we geen eindcijfers konden gebruiken, voegen we nu voortgangscijfers toe aan het dashboard. Zo hebben we toch data voor de drie kpi’s beschikbaar. Mogelijk worden later ook nog inzichten uit de beroepspraktijkvorming (stage) toegevoegd aan het dashboard.”
Resultaten gekoppeld aan pdca-cyclus
Het dashboard geeft docenten en teams inzicht in de prestaties, aanwezigheid en beleving van studenten. Het belangrijkste is wat er vervolgens met die data gebeurt. Anneke Koenis: “Het dashboard is een middel. Het project is vooral gericht op de koppeling tussen data en actie. Hoe kunnen we de data en dashboards gebruiken om in gesprek te gaan met elkaar en docenten, studiecoaches en teams mee te krijgen in verandering.” De data is nu input voor de pdca (plan-do-check-act) -cyclus, zodat periodiek de resultaten gezamenlijk worden geëvalueerd, verbetering kan worden ingezet, die naderhand weer kan worden geëvalueerd.
Implementatie van dashboards is eenvoudig
Het idee is om op termijn meer relevante data te verzamelen, zodat het dashboard verder kan worden verrijkt. Uiteindelijk is het ook de bedoeling om deze data te koppelen aan de management-kpi’s. Het is natuurlijk interessant als cijfers over de aanwezigheid, beleving en resultaten van studenten te verbinden zijn met de operationele en financiële resultaten van de school. Als dan ook nog meer scholen aansluiten, data leveren en het dashboard gebruiken, dan levert dat nog waardevollere resultaten op.
De implementatie van het dashboard is – in ieder geval in technisch opzicht – relatief eenvoudig. De IT-afdeling van de school hoeft alleen de data aan te leveren. Underlined verwerkt die data in het dashboard, zodat docenten en teams inzichtelijke en behapbare informatie krijgen, die direct in de praktijk kan worden toegepast.
Het resultaat? Inzicht op basis van data
ROC Mondriaan is blij met de samenwerking met Underlined. Anneke Koenis: “Ik heb Underlined echt als partner ervaren. We hadden continu het gevoel dat we er samen echt voor gaan. De expertise en tools zijn van hoog niveau. Belangrijk en waardevol was zeker de consultancy, omdat het niet zozeer om een technische kwestie gaat maar meer om een cultuurverandering. Voor ons was dit echt iets nieuws en dan zijn professionele ondersteuning en deskundig advies van wezenlijk belang. Ik vind dat we met elkaar ook verbazend veel werk hebben verzet. Het stáát en nu is het vooral een kwestie van inslijten in de werkwijze van docenten en teams.”
“Het belangrijkste resultaat? Inzicht in de beleving en het succes van studenten op basis van concrete gegevens in plaats van op gevoel. Dat is voor het onderwijs een redelijk nieuwe ervaring. En docenten zijn heel blij. Die krijgen steeds meer inzicht in de onderwijsbeleving van studenten en dat geeft hun heel concrete handvatten om te blijven verbeteren.”